L’archiviazione digitale dei documenti cartacei rappresenta una opportunità oggi e una straordinaria scommessa per il prossimo futuro. Questa pratica non riguarda solamente la ridefinizione e la semplificazione dei procedimenti amministrativi delle pubbliche amministrazioni, ma può essere per le imprese stesse sia una fonte di riduzione dei costi sia unoccasione per ridefinire ed ottimizzare i processi di lavoro e le procedure operative.
Lattuale quadro normativo ha ormai equiparato totalmente il documento informatico al documento cartaceo e la duplicazione di un documento informatico, se effettuata secondo le regole prescritte, non comporta alcuna perdita di qualità, valore e efficacia probatoria.
Esistono ancora degli ostacoli alla diffusione della dematerializzazione dei documenti nelle imprese e il percorso che conduce alla conservazione sostitutiva è soggetto a specifiche regole la cui inosservanza può compromettere il risultato finale e inficiare la validità fiscale del documento digitale. Purtuttavia, la gestione digitalizzata dei documenti assume funzione strategica per le imprese ed apre interessanti scenari di innovazione, di ridefinizione sostanziale dei processi, delle modalità di erogazione dei servizi e di apertura di nuovi spazi di mercato.